FUNCIONES Y ESTRUCTURA

ARTÍCULO 1o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Dirección General de Servicios Administrativos:

Prestar servicios de administración y desarrollo de los recursos humanos a las dependencias del Ministerio; adquirir, almacenar y suministrar los bienes materiales e imprimir y distribuir las publicaciones; establecer métodos y procedimientos administrativos de trabajo y realizar estudios estructurales; programar y ejecutar el presupuesto del Ministerio en coordinación con los directores generales y los jefes de las demás unidades del Ministerio; prestar los servicios de transporte, mantenimiento automotor y de equipo; archivo, correspondencia y mecanografía; promover la construcción de inmuebles y asesorar técnicamente al Ministerio en esa materia, mantenerlos y administrarlos para garantizar su normal funcionamiento; colaborar con la Oficina de Planeación y Análisis Económicos y Fiscales en la elaboración del proyecto de presupuesto del Ministerio y desarrollar todas las funciones administrativas necesarias para el cumplimiento do su gestión y las demás que le señale la ley y el Ministro.

ARTÍCULO 2o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> La Dirección General de Servicios Administrativos tendrá la siguiente organización:

1.1. Sección de Asuntos Laborales

1.2. Sección de Selección.

1.3. Sección de Capacitación y Desarrollo.

1.4. Sección de Bienestar Social.

1.5. Sección de Registro y Control.

2.1. Sección de Finanzas..

2.2 Sección de Adquisiciones.

2.3. Sección de Almacenes y Suministros.

2.4. Sección de Publicaciones.

3.1 Sección de Transportes y Mantenimiento.

3.2. Sección de Correspondencia y Mecanografía.

3.3. Sección de Archivo General.

3.4. Sección de Inmuebles.

3.5. Sección de Administración de Edificios.

ARTÍCULO 3o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones del Director General de Servicios Administrativos:

a) Planear, dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios administrativos para todas las dependencias del Ministerio;

b) Dirigir la consolidación del programa anual de compras y controlar su ejecución;

c) Ejercer el control de gastos en el Ministerio y cuidar de que las órdenes de compra y la celebración de contratos se ciñan a las normas legales y reglamentarias;

d) Dirigir la elaboración de los reglamentos administrativos del Ministerio y el control de su cumplimiento;

e) Dirigir la elaboración y tramitación de los contratos relacionados con los servicios administrativos que requiera el Ministerio;

f) Aprobar los planes y programas de carácter técnico y administrativo preparados por las distintas unidades de la Dirección;

g) Dirigir la elaboración de planes y programas periódicos a corto, mediano y largo plazo para la contratación y prestación de servicios, adquisición, remodelación o ampliación de los inmuebles y compra de equipos para renovación o ampliación y de elementos necesarios para el funcionamiento del Ministerio;

h) Dirigir el establecimiento de normas técnicas para las labores de programación y control que adelanten las Divisiones;

i) Coordinar la prestación del servicio de procesamiento automático de datos para las unidades de la Dirección General de Servicios Administrativos;

j) Dirigir la elaboración de estudios de organización y métodos, distribución en planta y locativa, manuales administrativos y de funcionamiento, guías de supervisión y estandarización de formas;

k) Ordenar las visitas de carácter administrativo que se practiquen a las dependencias de la Dirección;

l) Colaborar con el Secretario General en la definición de las políticas administrativas del Ministerio y orientar la adopción de las medidas necesarias para su normal funcionamiento;

m) Coordinar con las entidades oficiales pertinentes, lo relacionado con las normas de control fiscal y las orgánicas del Presupuesto; la organización de sistemas y métodos administrativos, y los servicios de transporte, impresión de publicaciones, adquisiciones y suministros, servicies generales, administración de personal y manejo de los inmuebles del Ministerio;

n) Llevar la representación del Ministro, cuando éste lo determine, en actos o asuntos de carácter administrativo;

o) Colaborar con la Oficina de Planeación y Análisis Económicos y Fiscales en la elaboración del proyecto de presupuesto del Ministerio;

p) Supervisar las labores en las dependencias de la Dirección y

q) Las demás que le asignen la ley o el Ministro de Hacienda y Crédito Público.

ARTÍCULO 4o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la División de Personal:

a) Programar, orientar, supervisar y controlar para todas las dependencias del Ministerio, el desarrollo de las funciones que sobre administración de personal establecen los Decretos 2400 y 3074 de 1968, 1950 de 1973 y las demás normas que regulen la materia;

b) Desarrollar actividades en materia de selección: capacitación; bienestar social y registro y control de personal;

c) Impartir instrucciones y procedimientos generales para todas las unidades del Ministerio en materia de administración de personal y controlar su cumplimiento;

d) Asesorar a la Dirección General en la definición de la política de personal;

e) Cumplir las funciones de Secretaría de la Comisión de Personal;

f) Tramitar las providencias originadas en los conceptos de la Comisión de Personal o por mandato de las autoridades competentes;

g) Colaborar con la Oficina Jurídica del Ministerio en la atención de los negocios que se susciten ante la autoridad competente en asuntos relacionados con la administración de personal;

h) Preparar las providencias mediante las cuales se definan los recursos interpuestos en relación con novedades de personal, que corresponda resolver a la autoridad nominadora y desatar aquellos que de acuerdo con la ley y con los reglamentos sean de competencia de la División de Personal;

i) Proyectar o resolver, según el caso, de oficio o a petición de parte, la revocatoria directa en los casos en que sea procedente y que se relacionen con novedades de personal;

j) Preparar y tramitar los contratos del área de su competencia;

k) Controlar las actuaciones en materia disciplinaria en lo de su competencia y aplicar las sanciones cuya facultad le sea delegada;

l) Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual de la División;

m) Realizar, coordinar y controlar el trabajo de sistematización y estadística de las actividades de la División;

n) Realizar visitas a las dependencias del Ministerio con el fin de controlar las actividades relacionadas con el área de personal, y

o) Asesorar a los diferentes organismos adscritos y vinculados al Ministerio que lo requieran, en materia de administración de personal.

ARTÍCULO 5o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Asuntos Laborales:

a) Codificar y mantener actualizadas las normas Jurídicas relacionadas con la administración de personal;

b) Asesorar al Jefe de la División de Personal en los asuntos de orden Jurídico que sean de su competencia;

c) Establecer los procedimientos generales que en el área de su competencia deban cumplir las dependencias del Ministerio y controlar su cumplimiento;

d) Previa coordinación con los Directores y Jefes de Oficina, vigilar la conducta de los funcionarios mediante la práctica de visitas a las unidades del Ministerio y procurar la adopción de medidas disciplinarias para prevenir irregularidades;

e) Adelantar investigaciones de carácter administrativo a solicitud de las dependencias del Ministerio;

f) Colaborar con la Oficina Jurídica del Ministerio en la atención de los negocios que se susciten ante la autoridad competente en asuntos relacionados con la administración de personal;

g) Llevar el registro y control de los procesos que se ventilen ante la autoridad competente en materia de personal;

h) Colaborar con el Jefe de la División en lo relacionado con las funciones de Secretaría de la Comisión de Personal;

i) Velar por la correcta aplicación del régimen disciplinario dentro del Ministerio;

j) Proyectar las providencias originadas en los conceptos de la Comisión de Personal;

k) Elaborar los proyectos de decreto, resolución o instrucción relacionados con normas sobre administración de personal;

l) Elaborar los proyectos de providencias de retiro por vejez, jubilación, invalidez y muerte e informar de ellas a las dependencias respectivas;

m) Preparar las providencias mediante las cuales se resuelven los recursos interpuestos en relación con novedades de personal, que corresponda resolver a la entidad nominadora y desatar aquellos que de acuerdo con la ley o los reglamentos sean de competencia del Jefe de la División de Personal, y

n) Proyectar la revocatoria directa en los casos que sea procedente y que se relacionen con novedades de personal.

ARTÍCULO 6o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Selección:

a) Desarrollar en coordinación con el Departamento Administrativo del Servicio Civil, las políticas de selección de personal y supervisar su cumplimiento en las diferentes dependencias del Ministerio;

b) Establecer los procedimientos generales que en el área de su competencia deban cumplir las dependencias del Ministerio y controlar su cumplimiento;

c) Organizar y administrar el Banco General de Pruebas del Ministerio;

d) Evaluar periódicamente los métodos, instrumentos y resultados del proceso de selección;

e) Establecer la existencia de vacantes en el Ministerio y suministrar la información correspondiente a las distintas dependencias;

f) Programar en coordinación con las diferentes dependencias del Ministerio los concursos necesarios para proveer los cargos;

g) Elaborar las resoluciones de convocatorias para los concursos de los cargos de las diferentes dependencias del Ministerio y tramitarlas ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil;

h) Aplicar y calificar las pruebas establecidas en las convocatorias para los aspirantes a ingreso y promoción;

i) Proyectar las resoluciones de listas de elegibles y supervisar su elaboración;

j) Revisar y tramitar los proyectos de nombramiento y promoción, previa confrontación con las listas de elegibles vigentes;

k) Proyectar o revisar las providencias de novedades de personal que le sean solicitadas en el área de su competencia y comunicarlas cuando sea del caso;

l) Tramitar lo relacionado con la carrera administrativa de los funcionarios;

m) Efectuar el control de la calificación de servicios en periodo de prueba para todos los funcionarios del Ministerio;

n) Colaborar con las dependencias del Ministerio en la programación de los concursos para los cargos de carrera especial;

o) Aprobar los proyectos de resolución por medio de los cuales se convoca a concursos para ocupar cargos de carrera especial y tramitarlos ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil, y

p) Practicar y calificar con las respectivas dependencias del Ministerio las pruebas establecidas en las convocatorias, para los cargos de carrera especial.

ARTÍCULO 7o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Capacitación y Desarrollo:

a) Establecer los procedimientos generales que en el área de su competencia deban cumplir las dependencias del Ministerio y controlar su cumplimiento;

b) Determinar y analizar las necesidades de capacitación en coordinación con las diferentes dependencias del Ministerio;

c) Programar, desarrollar y evaluar las actividades relativas a la capacitación administrativa para todas las dependencias del Ministerio y en el área técnica cuando así lo solicite la respectiva Dirección;

d) De acuerdo a las normas establecidas, estudiar, aprobar y supervisar los programas de capacitación, formación y perfeccionamiento en las diferentes dependencias del Ministerio;

e) Preparar el material didáctico necesario para la realización de los cursos o guías y manuales para su elaboración;

f) Determinar sistemas de evaluación y seguimiento de resultados de la capacitación a mediano y largo plazo;

g) Evaluar los resultados de las actividades desarrolladas en el área de capacitación e impartir las instrucciones correspondientes;

h) Efectuar el control de las actividades de capacitación de acuerdo con la evaluación realizada por cada una de las dependencias e impartir las instrucciones correspondientes;

i) Realizar el seguimiento ocupacional de los funcionarios mediante la investigación de sus actividades y del desempeño de los cargos;

j) Propender por el desarrollo Individual de los funcionarios con base en las investigaciones que se realicen de grupo de trabajo de cargo;

k) Sobre la base de los requisitos mínimos establecidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil, determinar los correspondientes a cargos del Ministerio y proponer a dicho departamento los cambios que se estimen convenientes;

l) Adelantar los trámites necesarios para la validación de requisitos de estudio realizados por los funcionarios;

m) Elaborar con la asesoría del Departamento Administrativo del Servicio Civil y en coordinación con las dependencias respectivas, los cuadros ocupacionales que requiera el Ministerio;

n) Elaborar y tramitar los contratos de capacitación y servicios técnicos a que haya lugar y vigilar su cumplimiento;

o) Promover en coordinación con las unidades correspondientes la participación de los funcionarios en cursos que se realicen dentro y fuera del país y controlar el cumplimiento de las normas que se establezcan en la materia;

p) Preparar y tramitar la documentación correspondiente a las comisiones de estudio de los funcionarios del Ministerio, y

q) Practicar la inducción general a los nuevos funcionarios en el nivel central e impartir instrucciones para que se cumpla en el nivel regional;

ARTÍCULO 8o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Bienestar Social:

a) Desarrollar en coordinación con el Departamento Administrativo del Servicio Civil y demás entidades relacionadas, los programas de bienestar social aplicables en el Ministerio;

b) Realizar investigaciones para procurar el incremento de las relaciones interpersonales, el desarrollo de las actividades sociales, culturales, deportivas y recreativas, en beneficio del empleado y su familia;

c) Desarrollar actividades de trabajo social y ejecutar las políticas que en materia de bienestar social se definan para los funcionarios del Ministerio;

d) Coordinar las actividades de previsión y asistencia social que otras entidades presten a funcionarios del Ministerio y a sus familias;

e) Organizar las actividades sociales, artísticas, culturales, recreativas y deportivas dentro del Ministerio;

f) Velar por el correcto funcionamiento de los dispensarios médicos y odontológicos creados para servicio de las familias de los funcionarios del Ministerio;

g) Propender por el mantenimiento del centro de estudios para funcionarios adultos y velar por su correcto funcionamiento;

h) Orientar a los funcionarios en los trámites ante los organismos crediticios y de construcción, para la adquisición de vivienda;

i) Adelantar los trámites necesarios para la adquisición de becas y obtención de facilidades financieras para estudio de los funcionarios y de sus hijos, y

j) Promover el desarrollo del Fondo de Bienestar Social del Ministerio y de las guarderías para hijos de los funcionarios.

ARTÍCULO 9o. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Registro y Control:

a) Llevar el kárdex de novedades de personal y el archivo de hojas de vida de los funcionarios del Ministerio y mantenerlo actualizado;

b) Establecer los procedimientos generales que en el área de su competencia, deban cumplir las dependencias del Ministerio y verificar su cumplimiento;

c) Expedir certificados, constancias y demás documentos que soliciten los empleados en relación con el desempeño de sus cargos;

d) Proyectar y tramitar las providencias relativas a prestaciones sociales, reconocimientos, licencias y vacaciones a que tengan derecho los funcionarios del Ministerio a nivel central que no estén señaladas a otras dependencias;

e) Proyectar y tramitar las providencias necesarias para el cumplimiento de las comisiones del servicio de los funcionarios del Ministerio, que no estén señaladas a otras dependencias;

f) Revisar las providencias tramitadas por el nivel regional, relativas a prestaciones sociales, reconocimientos y licencias remuneradas a que tengan derecho los funcionarios;

g) Exigir la presentación del paz y salvo administrativo por concepto de elementos devolutivos, equipos y textos de consulta a todo funcionario, cuando éste sea promovido a cargo diferente o se retire del Ministerio;

h) Preparar la información que requiera procesamiento automático en materia de personal y corregir las inconsistencias que se presenten;

i) Preparar el programa de calificación de servicios para los funcionarios del Ministerio, de acuerdo con la ley y los reglamentos, analizar sus resultados y enviar las conclusiones a las diferentes dependencias, y

j) Adelantar, los trámites para la creación y asignación de primas técnicas.

ARTÍCULO 10. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la división de Finanzas, Adquisiciones y Suministros:

a) Dirigir la elaboración, del programa anual de compras del Ministerio, consolidando el de todas las dependencias del Ministerio;

b) De acuerdo con el programa anual de compras, realizar las adquisiciones de especies venales, equipo, formatos y demás elementos que se requieran; almacenarlos y distribuirlos en las diferentes dependencias del Ministerio;

c) Programar y ejecutar directamente o mediante contratación con la Imprenta Nacional o con terceros, los trabajos, de diseño, composición, fotomecánica, impresión, encuadernación y distribución de impresos, formularios, libros y demás publicaciones que requiera el Ministerio;

d) Elaborar de acuerdo con las instrucciones del Director General, el proyecto de presupuesto de la Dirección General y colaborar en la elaboración del proyecto de presupuesto del Ministerio;

e) Establecer en el área de su competencia los procedimientos generales que deban cumplir las dependencias del Ministerio y verificar su cumplimiento;

f) En coordinación con las respectivas unidades del Ministerio, establecer las necesidades de formatos, especies venales, equipos y demás elementos que requieran para su funcionamiento y calcular los consumos mensuales, semestrales y anuales;

g) Fijar pautas financieras para la elaboración del programa anual de compras, y

h) Elaborar planes periódicos para la adquisición de equipos destinados a renovación o ampliación de los mismos, a corto y mediano plazo.

ARTÍCULO 11. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Finanzas:

a) Orientar la programación y organización para la ejecución del presupuesto del Ministerio;

b) Elaborar el proyecto de presupuesto de la Dirección General de Servicios Administrativos;

c) Elaborar los estudios de análisis de costos de los programas que cumpla la Dirección;

d) Programar y organizar los sistemas estadísticas de la Dirección General, de acuerdo con la orientación que para el efecto imparta el Director;

e) Llevar la contabilidad de la ejecución presupuestal de las Direcciones Generales y demás unidades del Ministerio;

f) Controlar el cumplimiento de los procedimientos para el trámite de contratos en el Ministerio;

g) Elaborar mensualmente informes financieros de la ejecución presupuestal y evolución del gasto en las dependencias del Ministerio y enviarle copia de la parte pertinente a cada Dirección;

h) Tramitar ante la División de Presupuesto las reservas de fondos correspondientes a las adquisiciones y servicios para el Ministerio, e

i) Llevar el registro de.los contratos, órdenes de compra y servicios que se tramiten en la Dirección General de Servicios Administrativos.

ARTÍCULO 12. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Adquisiciones:

a) Elaborar el programa anual de compras del Ministerio, consolidando el de todas las dependencias, y ejecutarlo;

b) Preparar y tramitar las licitaciones para adquisición de formatos, especies venales y de los demás elementos o equipos que requiera el Ministerio;

c) Llevar el registro de proveedores y el catálogo de precios y mantenerlos actualizados;

d) Como complemento al programa anual de compras, realizar las adquisiciones de formatos, especies venales y de los demás elementos o equipos propios de la Dirección y los que le soliciten otras dependencias, de acuerdo con el porcentaje establecido por el Comité de Coordinación General del Ministerio;

e) Elaborar, registrar, numerar y tramitar las órdenes de compra y los contratos de adquisición de equipos, elementos, formatos y especies venales para las diferentes dependencias del Ministerio;

f) Controlar que los elementos y equipos adquiridos se entreguen a la Sección de Almacenes y Suministros, de acuerdo con las especificaciones de las órdenes y los contratos, y

g) Ejecutar los planes y programas elaborados para la adquisición de elementos y equipos que requiera el Ministerio a corto, mediano y largo plazo.

ARTÍCULO 13. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Almacenes, y Suministros:

a) Preparar la información requerida para la elaboración del programa anual de compras;

b) Recibir y almacenar los equipos y elementos de oficina, recibos de recaudo, paz y salvos y especies venales, adquiridos para las dependencias del Ministerio, previa revisión de la Contraloría General de la República, y velar por su conservación y seguridad;

c) Suministrar y distribuir los formatos, especies venales, elementos y equipos a las dependencias del Ministerio;

d) Llevar los registros de ingresos y egresos de elementos, especies venales y equipo y realizar su contabilización;

e) Levantar y llevar actualizados los inventarios de equipo del Ministerio por dependencias y por funcionario;

f) Llevar registros estadísticos de los elementos de consumo en el Ministerio, y

g) De conformidad con las disposiciones legales vigentes exigir la oportuna presentación de los inventarios por parte de los Jefes de dependencias del Ministerio y expedir los certificados de paz y salvo administrativos por equipo y elementos a cargo de cada funcionario, previa constancia de su superior inmediato.

ARTÍCULO 14. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Publicaciones:

a) Ejecutar y controlar los trabajos de diseño, composición, fotomecánica, Impresión, encuadernación y distribución de impresos, formularios, libros y demás publicaciones para el Ministerio;

b) Elaborar y tramitar los. contratos sobre publicaciones e impresiones que no puedan realizarse directamente y que se adjudiquen a terceros, y controlar su cumplimiento;

c) Presentar a las dependencias interesadas, proyectos de artes y diagramación para las publicaciones y formularios, que lo requieran;

d) Determinar el consumo de materias primas, repuestos y materiales requeridos para la elaboración de trabajos, y

e) Coordinar por conducto de la División con las demás Direcciones las publicaciones e impresos especiales que se vayan a producir y distribuir, previa autorización del Secretario General del Ministerio;

ARTÍCULO 15. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la División de Servicios Generales:

a) Establecer en el área de su competencia, los procedimientos generales que deban aplicarse por las dependencias del Ministerio y controlar su cumplimiento;

b) Programar y prestar los servicios de transporte de funcionarios, equipos y elementos y realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los automotores y equipos al servicio del Ministerio;

c) Determinar los procedimientos para la clasificación, microfilmación, conservación y disposición de documentos; la administración y tecnificación de los archivos y programar y prestar el servicio correspondiente;

d) Establecer sistemas para la clasificación y distribución de la correspondencia producida o recibida en el Ministerio; programar y prestar el servicio a las dependencias del nivel central y coordinar sus labores con las demás unidades de correspondencia del Ministerio;

e) Prestar los servicios de duplicación, mensajería y suplencia de Secretarías titulares en las diferentes dependencias del Ministerio y elaborar los trabajos especiales de mecanografía, de las mismas;

f) Preparar, proponer o ejecutar los programas de construcción, mejoras, adiciones y conservación de los inmuebles que requiera el Ministerio;

g) Tramitar los contratos de arrendamiento para las diferentes dependencias del Ministerio;

h) Programar y prestar los servicios de vigilancia, aseo, recepción, cafetería, información, ascensores, electricidad y mantenimiento locativo a las dependencias del Ministerio a nivel central;

i) Preparar y tramitar las licitaciones, órdenes de servicio y contratos del área de su competencia de acuerdo con las normas legales y reglamentarias sobre contratación;

j) Elaborar estudios de costos de los servicios relacionados con el área de su competencia, en coordinación con la División de Finanzas, Adquisiciones y Suministros, y

k) Elaborar planes y programas periódicos a corto, mediano y largo plazo para la contratación y prestación de servicios y de adquisición, construcción, remodelación o ampliación de los inmuebles que requiera el Ministerio.

ARTÍCULO 16. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Transportes y Mantenimiento:

a) Programar y prestar el servicio de transporte de equipos, especies venales, formatos y demás elementos;

b) Prestar el servicio de transporte individual y colectivo a los funcionarios, en el nivel central;

c) Prestar el servicio de aparcadero a los vehículos del Ministerio;

d) Determinar el costo y llevar estadísticas del transporte de carga y de funcionarios del Ministerio, para procurar su racionalización;

e) Llevar un registro de los vehículos adscritas a las distintas dependencias del Ministerio y controlar su utilización, recorrido, consumo de combustible, lubricantes y repuestos;

f) Programar y ejecutar en coordinación con la División de Finanzas, Adquisiciones y Suministros, la distribución de elementos, equipos, especies venales y formatos a las distintas Direcciones del Ministerio;

g) Programar, controlar y prestar el servicio de combustible, lubricantes y repuestos para los vehículos del Ministerio;

h) Efectuar y controlar el mantenimiento y las reparaciones mecánicas y eléctricas de los vehículos del Ministerio;

i) Efectuar y controlar los trabajos de latonería, pintura, tapicería y los servicios de lavado y engrase del parque automotor del Ministerio;

j) Presentar a la División de Finanzas, Adquisiciones y Suministros, programas trimestrales y anuales de los repuestos, accesorios y elementos requeridos, indicando las especificaciones necesarias para su adquisición, y supervisar la calidad de los mismos;

k) Programar, controlar y prestar el servicio de mantenimiento de los equipos del Ministerio;

l) Conceptuar sobre la factibilidad de reparación o baja de los equipos y muebles al servicio del Ministerio, determinando las posibilidades de repararlos directamente o por conducto de terceros, y

m) Elaborar y tramitar los contratos de mantenimiento de equipo que celebre el Ministerio con terceros y controlar su ejecución.

ARTÍCULO 17. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Correspondencia y Mecanografía:

a) Recibir, clasificar, radicar o registrar y distribuir la correspondencia que llega al Ministerio;

b) Recolectar, clasificar, registrar y despachar la correspondencia que sale del Ministerio;

c) Organizar, dirigir y controlar el servicio de mensajeros adscritos a la dependencia;

d) Recibir, radicar, numerar, autenticar y distribuir las resoluciones que se produzcan en el Ministerio;

e) Cumplir las instrucciones sobre correspondencia y colaborar en la elaboración de los manuales o en la preparación de las normas sobre manejo, control, elaboración y distribución de la correspondencia en el Ministerio;

f) Suplir la ausencia de Secretarías titulares de las diferentes dependencias del Ministerio, y

g) Elaborar trabajos especiales de mecanografía para las distintas dependencias del Ministerio.

ARTÍCULO 18. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Archivo General:

a) Ejecutar y controlar los programas realizados para el manejo de los documentos en la Sección;

b) Colaborar en la elaboración y establecimiento de las normas y procedimientos sobre la conservación y disposición de documentos y sobre la administración y tecnificación de los archivos del Ministerio;

c) Clasificar, codificar, conservar y vigilar los documentos que se produzcan en las diferentes dependencias del Ministerio;

d) Organizar y mantener el archivo general del Ministerio;

e) Microfilmar la documentación de acuerdo con las solicitudes de las Direcciones Generales del Ministerio y con los métodos y reglamentos establecidos;

f) Suministrar información, copias y certificados sobre la documentación microfilmada o archivada físicamente cuando le sea solicitada, de acuerdo con la ley y con las reglamentaciones del Ministerio en la materia;

g) Efectuar la depuración de los documentos de acuerdo con las normas legales y mantener organizado el archivo Inactivo del Ministerio;

h) Llevar índices, kárdex, cuadros y los demás instrumentos de organización y control necesarias, e

i) Archivar y conservar los documentos conforme con los sistemas que se establezcan.

ARTÍCULO 19. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Inmuebles:

a) Establecer por medio de visitas a las distintas dependencias del Ministerio el estado de sus inmuebles y las necesidades locativas;

b) Responsabilizarse del cumplimiento de los planes y programas elaborados para la adquisición, construcción, remodelación o ampliación de los inmuebles que requiera el Ministerio a corto, mediano y largo plazo;

c) Preparar y proponer proyectos, planos y diseños de remodelaciones, ampliaciones, construcciones, mejoras, adiciones y conservación de los inmuebles para el Ministerio;

d) Determinar las especificaciones técnicas de construcción, remodelación y mejora de los inmuebles del Ministerio;

e) Preparar y tramitar la documentación requerida para las licitaciones referentes a adquisición, construcción, remodelación, ampliación, conservación y arrendamiento de inmuebles para el Ministerio y elaborar y tramitar los contratos respectivos, efectuando el control de su ejecución, cuando sea del caso;

f) Ejercer interventoría en las obras que se realicen para el Ministerio en lo referente a inmuebles, cuando así se le autorice, y

g) Elaborar el proyecto de presupuesto de la División y analizar el presupuesto general del Ministerio en lo referente a inmuebles.

ARTÍCULO 20. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Son funciones de la Sección de Administración de Edificios:

a) Administrar, controlar y prestar los servicios de aseo, cafetería, ascensores y demás servicios que se requieran para el normal funcionamiento de las dependencias del Ministerio en el nivel central;

b) Prestar el servicio de vigilancia en las dependencias del Ministerio y ejercer control estricto para que ésta se efectúe de acuerdo con las instrucciones respectivas;

c) Prestar al público los servicios de recepción e información;

d) Determinar y aplicar los sistemas sobre seguridad que se establezcan en el Ministerio a nivel central y adelantar programas de seguridad industrial para funcionarios;

e) Efectuar las reparaciones locativas necesarias, en los inmuebles del Ministerio, a nivel central;

f) Programar, controlar y prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas, telefónicas, de acueducto, servicios sanitarios, ascensores y demás servicios similares y verificar el correcto funcionamiento de los mismos;

g) Llevar índices estadísticos que reflejen el flujo de personas a cada una de las dependencias del Ministerio en el j nivel central, con el fin de programar y orientar medidas de seguridad, y

h) Llevar el kárdex de elementos de aseo y los Índices estadísticos que reflejen los consumos en la prestación de los servicios a su cargo.

ARTÍCULO 21. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Los funcionarios de la Dirección General de Servicios Administrativos, quedan obligados a reportar a su superior inmediato y a través de éste a la unidad competente, la recepción de órdenes de trabajo, su desarrollo y los problemas que se presenten en el mismo, así como su culminación.

ARTÍCULO 22. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Señálase como función general, para los funcionarios de la Dirección General de Servicios Administrativos, la de prestar sus servicios en los programas de selección y capacitación, especialmente en las tareas de preparación y calificación de exámenes y de dictar cursos y conferencias, de acuerdo con los programas elaborados y las órdenes impartidas por las Unidades de personal y capacitación.

ARTÍCULO 23. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> En las Divisiones de Personal, Servicios Generales, Finanzas, Adquisiciones y Suministros, se crean los grupos de trabajo que se requieran para el desarrollo de sus funciones.

ARTÍCULO 24. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991>Los Jefes de las Unidades de la Dirección General de Servicios Administartivos <sic> deben coordinar sus actividades con las dependencias de su mismo nivel y mediante los conductos regulares en las demás dependencias.

ARTÍCULO 25. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Las Unidades de la Dirección General de Servicios Administrativos deben llevar estadísticas que reflejen sus actividades y que sirvan para la programación y el control.

ARTÍCULO 26. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Además de las funciones determinadas por este Decreto, las Unidades de la Dirección General de Servicios Administrativos tendrán los que le asigne la ley y el Ministro.

ARTÍCULO 27. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> La definición y el desarrollo de las políticas en materias administrativas relacionadas con la administración, selección, y capacitación de personal, de presupuesto, servicios generales, inmuebles, adquisiciones y suministros, en las diferentes dependencias del Ministerio serán coordinadas con la Dirección General de Servicios Administrativos.

ARTÍCULO 28. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> Suprímese la Sección de Clasificación y Remuneración dependiente de la División de Personal de la Dirección General de Servicios Administrativos, de que trata el artículo 12 del Decreto 2870 de 1068, y los cargos correspondientes.

ARTÍCULO 29. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> El Gobierno Nacional hará los traslados presupuestales que sean necesarios dentro del presupuesto de funcionamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para atender el costo total que requiera el cumplimiento del presente Decreto.

ARTÍCULO 30. <Decreto derogado por el artículo 103 del Decreto 1641 de 1991> El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y modifica las disposiciones que le sean contrarias.